Datenschutzhinweise

DFS- und Parkscheinsystem · Entwurf vom 5. Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Für Fragen zu Anträgen und Ausweisen erreichen Sie das Rennbüro unter rennbuero@sc-willingen.de. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Vereinsadresse.

Noch zu klären: Bestätigung der Verantwortlichkeit für diese Anwendung und gegebenenfalls die Kontaktdaten eines benannten Datenschutzbeauftragten. Aus den geprüften Vereinsseiten ergibt sich kein gesonderter Kontakt eines Datenschutzbeauftragten für dieses System.

2. Welche Daten verarbeitet werden

• Firma, Organisation oder Person, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und erreichbare Mobilnummer.
• Beantragte und genehmigte Berechtigungen, Zeitraum, gegebenenfalls Veranstaltungstag und Antragsgrund.
• Je Fahrzeug: Berechtigungsart, Kennzeichen, erreichbare Mobilnummer und optional Fahrername.
• Vorgangsnummer, Status, Erstellungs- und Änderungszeitpunkte sowie Bearbeitungsverlauf. Der Verlauf enthält Tätigkeitsangaben wie „Admin“, „Rennbüro“ oder „Fahrzeuglink“, keinen vollständigen Nachweis einzelner Mitarbeiteridentitäten.
• Zugangsdaten für persönliche Fahrzeuglinks und technische Daten für Anmeldung und Ausweisprüfung.

Bitte keine Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder andere für den Antrag nicht benötigte sensible Angaben in Freitextfelder eintragen.

3. Zwecke und erforderliche Angaben

Im Testsystem dienen die Angaben der Erprobung und Schulung. Im vorgesehenen Echtbetrieb dienen sie der Prüfung und Verwaltung von Zufahrts- und Parkberechtigungen, der Zuordnung zu Fahrzeugen, der Ausweiserstellung sowie der Kontaktaufnahme bei Rückfragen oder notwendigen Fahrzeugbewegungen, etwa bei blockierten Rettungswegen.

Die im Formular als erforderlich ausgewiesenen Angaben werden zur Bearbeitung benötigt. Eine erreichbare Mobilnummer ist je Fahrzeug erforderlich; der Fahrername ist freiwillig. Ohne gespeichertes Kennzeichen und Mobilnummer wird für das Fahrzeug kein PDF-Ausweis erstellt. Die Entscheidung über Genehmigung oder Ablehnung trifft ein Mitarbeiter. Es erfolgt keine automatisierte Genehmigungsentscheidung und kein Profiling durch die Anwendung.

4. Rechtsgrundlagen – vor dem Echtbetrieb festzulegen

Vorschlag zur Prüfung durch den Verein: Für die Organisation der Zufahrt, die Zuordnung der Ausweise und die Erreichbarkeit bei Sicherheits- oder Parkproblemen kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht. Die dabei zu prüfenden berechtigten Interessen sind ein geordneter Veranstaltungsbetrieb, freie Rettungswege und die Vermeidung unberechtigter Zufahrten. Soweit die Bearbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für entsprechende vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO einschlägig sein.

Die passende Grundlage ist je Verarbeitung zu bestätigen, einschließlich der Erforderlichkeit einer personenbezogenen Schulungsnutzung. Das Absenden eines Antrags wird nicht als pauschale Einwilligung in beliebige Datenverarbeitungen behandelt.

5. Wer Zugriff erhält

Die aktuelle Testseite ist nur für freigeschaltete Besucher zugänglich. Der interne Bereich ist zusätzlich geschützt. Personen mit Admin-Zugang können Vorgänge, Kontaktdaten und Fahrzeugdaten einsehen, bearbeiten, exportieren, sichern und zurücksetzen. Getrennte Rollen sind eingerichtet: Das Rennbüro kann Anträge, Fahrzeugdaten und Ausweise bearbeiten; die Kontrolle kann ausschließlich einzelne Ausweise über die QR-Prüfung einsehen. Einstellungen, Exporte, Sicherungen und Löschungen sind Admins vorbehalten. Derzeit werden eigene Zugangscodes je Rolle verwendet; persönliche Mitarbeiterkonten und ein personenbezogener Bearbeitungsnachweis sind noch nicht eingerichtet.

Persönlicher Fahrzeuglink: Wer den gültigen Link besitzt und Zugang zur Seite hat, kann die freigegebenen Fahrzeugdaten des gesamten zugehörigen Vorgangs einsehen und ändern sowie die fertigen Testausweise herunterladen. Der Link ist daher vertraulich zu behandeln. Ein neu erzeugter Link macht den vorherigen ungültig; eine Ablehnung des Vorgangs sperrt den Zugriff über den Link.

QR-Code: Der QR-Code enthält einen Prüf-Link und keine Klartextangaben zu Fahrername oder Mobilnummer. Die Kontaktdaten werden erst nach erfolgreicher Anmeldung mit Kontroll-, Rennbüro- oder Admin-Zugang abgerufen. Ein QR-Code kann von Dritten fotografiert werden; der Code allein ersetzt deshalb keine Zugangskontrolle. Auf dem Ausdruck bleiben die Angabe „Ausgestellt für“ und das Kennzeichen sichtbar. Ändern sich die maßgeblichen Fahrzeugdaten oder wird der Vorgang abgelehnt, wird die Prüfung des bisherigen Codes abgewiesen.

Im Echtbetrieb ist festzulegen, welche Mitarbeiter und gegebenenfalls beauftragten Sicherheitskräfte welche Angaben benötigen. Ein allgemeiner Zugang für alle Helfer ist damit nicht vorgesehen oder bereits umgesetzt.

6. Herkunft von Daten anderer Personen

Daten können durch die betroffene Person, einen Ansprechpartner einer Gruppe oder Organisation oder durch das Rennbüro eingetragen werden. Wenn Sie Daten anderer Fahrer oder Ansprechpartner erfassen, geben Sie ihnen diese Hinweise weiter und klären Sie, dass Sie die Angaben für diesen Zweck übermitteln dürfen. Der Verein muss die erforderliche Information dieser Personen sicherstellen, auch wenn die Angaben nicht unmittelbar bei ihnen erhoben werden.

7. Hosting, Anmeldung und technische Daten

Das aktuelle Testsystem wird über OpenAI Sites bereitgestellt. Die Anwendung verwendet Cloudflare Workers und eine D1-Datenbank. Beim Seitenaufruf und bei der Anmeldung können die beteiligten Plattformanbieter technische Zugriffs- und Anmeldedaten verarbeiten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserinformationen und gegebenenfalls Kontodaten. Umfang und Speicherdauer dieser Plattformverarbeitung sind anhand der für den Vereinsbetrieb geltenden Verträge und Anbieterunterlagen zu klären.

Vor dem Echtbetrieb zu ergänzen: Vertragspartner, Rollen der Anbieter, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, Unterauftragnehmer, tatsächliche Verarbeitungsorte, Speicherfristen technischer Protokolle sowie gegebenenfalls Drittlandübermittlungen und deren Garantien. Eine ausschließliche Speicherung in Deutschland oder der EU wird mit diesem Entwurf nicht zugesichert.

Die Anwendung überträgt Daten über HTTPS. Für die Mitarbeiter-Anmeldung wird das technisch notwendige Cookie scw_admin mit einer Laufzeit von bis zu zwölf Stunden verwendet. Es ist für JavaScript nicht lesbar, wird nur über HTTPS übertragen und verwendet SameSite=Lax. Bei blockierten Cookies hält die Anwendung den Anmeldetoken vorübergehend im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite. Zur Prüfung der Rolle und zur Abmeldung wird eine Sitzung in der Datenbank gespeichert; sie läuft nach spätestens zwölf Stunden ab. Beim nächsten Anmelden werden abgelaufene Sitzungseinträge bereinigt. Bei Abmeldung wird die entsprechende Sitzung sofort ungültig. Zugangscodes für Rennbüro und Kontrolle werden nur als Prüfsummen gespeichert. Beim Erneuern eines Rollencodes werden laufende Sitzungen dieser Rolle beendet. Plattformseitige Anmeldecookies sind zusätzlich zu prüfen.

Im Anwendungscode sind keine eigenen Analyse- oder Werbedienste eingebunden. Die Cookie- und Werbeangaben der allgemeinen Vereinswebsite werden nicht pauschal auf diese Anwendung übertragen.

8. E-Mail, PDFs, Excel und Sicherungen

„E-Mail vorbereiten“ übergibt Empfänger, Betreff und Nachricht einschließlich Fahrzeuglink an das Mailprogramm des Mitarbeiters. Die Anwendung sendet die E-Mail nicht automatisch. Beim tatsächlichen Versand gelten zusätzlich die Verarbeitungsbedingungen des eingesetzten Mailanbieters. Die geplante automatische Rennbüro-Mailanbindung ist noch nicht eingerichtet.

PDFs enthalten unter anderem Ausgestellt-für-Angabe, Kennzeichen und Prüf-Link. Excel-Exporte und JSON-Sicherungen enthalten darüber hinaus Kontaktdaten, Fahrerangaben und Bearbeitungsverlauf. Die heruntergeladenen Dateien sind nicht durch die Admin-Anmeldung geschützt oder vom System automatisch verschlüsselt. Bitte nur in dafür vorgesehenen, zugriffsgeschützten Ablagen speichern und nur an berechtigte Personen weitergeben.

Personenbezogene Excel-Exporte, JSON-Sicherungen und ihre Kopien werden spätestens 30 Tage nach Veranstaltungsende gelöscht. Eine verdeckte dauerhafte personenbezogene Sicherung ist nicht vorgesehen. Dauerhaft übernommen werden können die Dokumentation, Einstellungen und eine Abschlussübersicht ohne personenbezogene Angaben. Die Abschlussübersicht enthält nur zusammengefasste Anzahlen; kleine Werte von 1 bis 4 werden unterdrückt und dürfen nicht um Einzelzuordnungen ergänzt werden. Die Wiederherstellung ist nur bei leerem Vorgangsbestand möglich. Persönliche Fahrzeuglinks sind nicht Bestandteil der Sicherungsdatei und müssen anschließend neu erzeugt werden. Eine Wiederherstellung verlängert die Löschfrist nicht. Das System lehnt das Einlesen personenbezogener Sicherungen nach dem aus ihrem Veranstaltungsende berechneten Löschtermin ab. Nach einer Wiederherstellung müssen Links neu erzeugt und Ausweise erneut geprüft und ausgegeben werden. Bereits gelöschte Daten dürfen nicht ungeprüft wiederhergestellt werden.

9. Speicherung und Löschung

Aktuell gibt es keine automatische Löschfrist. Vorgänge bleiben in der Datenbank gespeichert, bis ein Admin einzelne Vorgänge über „Vorgang löschen“ oder den gesamten Vorgangsbestand über „Testdaten zurücksetzen“ löscht. Dabei werden Vorgänge, Fahrzeugdaten, Bearbeitungsverlauf und gespeicherte Fahrzeuglink-Zuordnungen gelöscht; die Ausweistexte bleiben bestehen. Mitarbeiter-Zugänge und laufende Anmeldesitzungen sind kein Bestandteil der Datensicherung und bleiben beim Zurücksetzen der Testvorgänge bestehen. Die Funktion löscht nicht automatisch zuvor heruntergeladene PDFs, Excel-Dateien, Sicherungen, versendete E-Mails oder Protokolle der Hostinganbieter.

Festgelegte Regel für Antrags- und Fahrzeugdaten: Spätestens 30 Kalendertage nach dem letzten Veranstaltungstag werden personenbezogene Vorgänge einschließlich Fahrzeugdaten und Bearbeitungsverlauf gelöscht. Dieselbe Frist gilt für personenbezogene PDFs, Excel-Exporte, JSON-Sicherungen sowie weitere Kopien und Mailanhänge. Aufbau, Abbau oder das erneute Einlesen einer Sicherung beginnen keine neue Frist. Der Adminbereich berechnet und zeigt den Löschtermin; die Durchführung im System und in den externen Ablagen liegt beim zuständigen Admin. Ein automatischer Löschlauf ist derzeit nicht eingerichtet. Für den Weltcup mit Ende am 31. Januar 2027 ergibt sich der 2. März 2027 als letzter Aufbewahrungstag.

Dauerhaft erhalten bleiben dürfen Einstellungen, Textvorlagen, Handbuch und eine Abschlussübersicht ohne personenbezogene Angaben. Für den Echtbetrieb sind Verantwortlicher und Vertretung für die Löschung sowie deren Durchführung zu dokumentieren. Technische Protokolle und Sicherungen der Hostinganbieter unterliegen gesondert zu prüfenden Vertragsbedingungen; ihre Löschung wird durch den Adminbereich nicht zugesichert. Falls bestimmte Daten wegen eines offenen Vorfalls oder einer rechtlichen Verpflichtung länger benötigt werden, muss der Verein den konkreten Zweck, die Rechtsgrundlage, den begrenzten Datenumfang und die gesonderte Frist prüfen und dokumentieren; eine pauschale dauerhafte Sicherung ist damit nicht vorgesehen.

Die Löschung einzelner Vorgänge ist für Admins eingerichtet. Das organisatorische Verfahren für Datenschutzanfragen, die Auswahl der zu löschenden Vorgänge und die Behandlung weiterer Kopien sind vor dem Echtbetrieb festzulegen. Ein bloßer Jahreswechsel ersetzt keine Löschung.

10. Ihre Rechte

Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Sollte eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruhen, können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an den oben genannten Vereinskontakt.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für den Verein in Hessen ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit eine Anlaufstelle: Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Telefon +49 611 1408-0, E-Mail poststelle@datenschutz.hessen.de.

11. Offene Punkte für den Vereinsbetrieb

Quellen und Stand

Vereinsangaben: Vereinsimpressum und Datenschutzerklärung Weltcup Willingen, geprüft am 5. Oktober 2026. Gesetzliche Bezugspunkte: DSGVO, insbesondere Art. 6, 13, 14, 15–22, 28 und 44 ff.