Handbuch und technische Übergabe

SCW DFS und Parkscheine

Handbuch und technische Übergabe

Dieses Handbuch richtet sich an Admins, Rennbüro und deren Vertretung. Es beschreibt Anträge, Fahrzeugdaten, Ausweise, Sicherung und Löschung sowie die Vorbereitung der nächsten Veranstaltung. Stand: 5. Oktober 2026.

Das bestehende System bleibt ein Test- und Schulungssystem. Nur erfundene Daten verwenden. Alle Ausweise tragen TEST – NICHT GÜLTIG. Ein Echtbetrieb benötigt ein gesondertes System und die Freigabe der organisatorischen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.

Zugang zum Testsystem

https://scw-parkscheine-2027.o-bader.chatgpt.site

Für interne Funktionen ist zusätzlich zur Freischaltung der Testseite ein Mitarbeiter-Zugangscode nötig. Über Anmelden den eigenen Rollencode eingeben. Nach der Arbeit Abmelden wählen, besonders auf gemeinsam genutzten Geräten. Sitzungen laufen nach spätestens zwölf Stunden ab.

Zugangscodes sicher übergeben

Admin kann im Adminbereich Codes für Rennbüro und Kontrolle erzeugen. Ein neuer Code wird einmal angezeigt und ersetzt den bisherigen; laufende Sitzungen dieser Rolle enden. Die Codes gelten gemeinsam je Rolle. Persönliche Mitarbeiterkonten sind noch nicht eingerichtet. Codes separat geschützt verwahren, nicht in dieses Handbuch eintragen.

Anträge und Freigaben bearbeiten

Externer Antrag

• Antrag stellen öffnen. Organisation oder Person, Ansprechpartner, E-Mail und erreichbare Mobilnummer eintragen.
• Die gewünschte Anzahl je Berechtigung angeben. Die Felder beginnen mit 0; mindestens eine Anzahl muss größer als 0 sein.
• Zeitraum und Grund angeben. Für Gast / VIP einen Veranstaltungstag auswählen. Antrag absenden und Vorgangsnummer notieren.
• Im internen Bereich den Vorgang öffnen, Mengen prüfen und genehmigen oder ablehnen. Die angezeigte Vorschlagsmenge vor dem Genehmigen bewusst prüfen.

Interne Vergabe

Im internen Bereich können ein internes Kontingent oder eine Sofortausstellung angelegt werden. Diese Wege sind Rennbüro und Admin vorbehalten. Sie werden direkt genehmigt; bei der Sofortausstellung werden Kennzeichen und erreichbare Fahrzeug-Mobilnummer gleich erfasst.

Die vier Berechtigungsarten

• A: DFS Grüner Weg / Stryck. Zufahrt und Parken auf ausgewiesenen Flächen. Sind die Flächen wegen Witterung oder Überfüllung nicht verfügbar, erlischt die Genehmigung.
• B: DFS Mühlenkopf. Durchfahrt; keine Parkberechtigung.
• C: Parken Mühlenkopfschanze. Nur ausgewiesene beziehungsweise zugewiesene Stellflächen. Freigaben sorgfältig prüfen.
• D: Parken Anlauf. Sensibler Bereich, Zufahrt und Parken nach Einweisung. Freigaben sorgfältig prüfen.

Bei Anlieferung am Veranstaltungstag gilt unabhängig von der Ausweisart: keine Parkberechtigung; das Gelände spätestens eine Stunde vor Einlass verlassen.

Vorgänge wiederfinden

Die Suche berücksichtigt Vorgangsnummer, Organisation, Ansprechpartner und Kennzeichen. Ein Statusfilter grenzt die Übersicht ein. Die Vorgangsliste zeigt höchstens die letzten 500 Vorgänge; Summen, Export und Sicherung berücksichtigen den gesamten Bestand.

Fahrzeugdaten und Ausweise

Persönlichen Fahrzeuglink verwenden

Im genehmigten Vorgang Link erzeugen wählen. Ein neuer Link macht den bisherigen ungültig. Der gültige Link erlaubt den Zugriff auf alle freigegebenen Fahrzeuge dieses Vorgangs und gehört nur in die Hände des zuständigen Ansprechpartners. Die Freischaltung für die Testseite bleibt zusätzlich erforderlich.

E-Mail vorbereiten erstellt einen bearbeitbaren Entwurf und öffnet das Mailprogramm. Die Anwendung verschickt keine E-Mail selbst. Empfänger, Nachricht und Link prüfen und im Mailprogramm senden. Wenn kein Mailprogramm öffnet, Nachricht und Link kopieren.

Je Fahrzeug erfassen

• Eine Zeile pro genehmigter Berechtigung ausfüllen: Kennzeichen und erreichbare Mobilnummer. Der Fahrername ist optional.
• Die Mobilnummer darf die Nummer des Fahrers oder eines während der Veranstaltung erreichbaren Ansprechpartners sein.
• Fahrzeugdaten speichern. Für unvollständige Fahrzeuge wird kein PDF erstellt.
• Wenn Angaben anderer Personen erfasst werden, diesen die Datenschutzhinweise zur Verfügung stellen. Im Testsystem ausschließlich erfundene Angaben verwenden.

Ausweise drucken und prüfen

PDF herunterladen oder Druckansicht öffnen. Pro vollständigem Fahrzeug entsteht eine A4-Seite im Hochformat: oben ein A5-Ausweis im Querformat, unten bereichsspezifische Hinweise und der Kontaktblock. Mit 100 Prozent beziehungsweise tatsächlicher Größe drucken. Schwarz-Weiß ist möglich; Ausweisart, Kennzeichen und QR-Code müssen lesbar bleiben.

Fahrername und Mobilnummer stehen nicht auf dem Ausdruck und nicht im Klartext im QR-Code. Der QR-Code führt zur geschützten Ausweisprüfung. Erst nach Mitarbeiter-Anmeldung werden die Kontaktdaten dieses Fahrzeugs angezeigt. Organisation und Kennzeichen bleiben auf dem Ausdruck sichtbar.

Nach Änderungen an maßgeblichen Fahrzeugdaten wird der bisherige QR-Code abgewiesen. Nach Ablehnung oder Löschung ist er ebenfalls ungültig. Neue PDFs ausgeben und alte Ausdrucke einsammeln. Bei technischen Problemen keinen Testausweis als echte Genehmigung behandeln.

Export und Wiederherstellung

Drei unterschiedliche Dateien

Excel-Export und JSON-Sicherung enthalten personenbezogene Angaben. Nur zugriffsgeschützt speichern; die heruntergeladenen Dateien werden vom System nicht verschlüsselt. Beide einschließlich ihrer Kopien spätestens 30 Tage nach Veranstaltungsende löschen. Auch heruntergeladene PDFs und Mailanhänge berücksichtigen.

Sicherung einlesen

• Admin öffnen. Aktuellen Stand bei Bedarf innerhalb der Löschfrist sichern und Dateien auf Lesbarkeit prüfen.
• Der Vorgangsbestand muss leer sein. Eine Wiederherstellung überschreibt keine vorhandenen Vorgänge.
• JSON-Datei auswählen und Datei prüfen wählen. Veranstaltung, Anzahl und Löschtermin kontrollieren.
• SICHERUNG EINLESEN eingeben und bestätigen. Veranstaltung und Ausweistexte werden aus der Sicherung übernommen.
• Ausweistexte und Kontaktblock erneut prüfen und speichern. Persönliche Fahrzeuglinks neu erzeugen und Ausweise neu prüfen und ausgeben.

Neue Sicherungen verwenden Formatversion 2 mit Veranstaltungsdaten. Ältere gültige Version-1-Sicherungen werden dem Weltcup 2027 zugeordnet. Codes, Anmeldesitzungen und persönliche Fahrzeuglinks sind nicht enthalten. Eine Wiederherstellung setzt die Löschfrist nicht zurück; personenbezogene Sicherungen nach Fristablauf werden abgewiesen.

Eine alte Sicherung kann zuvor gelöschte oder veraltete Angaben enthalten. Vor dem Einlesen prüfen, ob Daten bereits gelöscht oder geändert wurden. Excel-Dateien können derzeit nicht als Systembackup eingelesen werden.

Veranstaltung abschließen und Daten löschen

Die festgelegte Frist

Personenbezogene Daten spätestens 30 Kalendertage nach dem letzten Veranstaltungstag löschen. Maßgeblich ist das im Adminbereich eingetragene Veranstaltungsende. Aufbau, Abbau, Dateidownload oder Wiederherstellung verlängern die Frist nicht. Beim Weltcup mit Ende am 31. Januar 2027 ist der letzte Aufbewahrungstag der 2. März 2027.

Der Adminbereich berechnet den Termin und kennzeichnet eine abgelaufene Frist. Es gibt derzeit keinen automatischen Löschlauf. Admin und Vertretung müssen die Durchführung rechtzeitig organisieren. Externe Dateien und Mailkopien kann das System nicht selbst entfernen.

Ablauf für Admin und Vertretung

• Nach Veranstaltungsende die Abschlussübersicht als Excel herunterladen und prüfen. Sie enthält ausschließlich zusammengefasste Anzahlen. Werte von 1 bis 4 werden als unter 5 ausgegeben. Keine Namen oder Einzelzuordnungen ergänzen.
• Falls innerhalb der Frist nötig, personenbezogenen Excel-Export und JSON-Sicherung geschützt speichern. Einen zuständigen Admin, eine Vertretung und den Löschtermin festhalten.
• Spätestens zum Löschtermin im Adminbereich Löschung vorbereiten wählen, Anzahl prüfen und TESTDATEN LÖSCHEN eingeben. Die endgültige Löschung bewusst bestätigen.
• Danach prüfen, dass der Vorgangsbestand leer ist. Auch PDF-Dateien, Excel-Exporte, JSON-Sicherungen, Downloads, geteilte Ablagen und Mailanhänge einschließlich Kopien löschen.
• Durchführung knapp dokumentieren: Veranstaltung, Datum, verantwortliche Funktion und geprüfte Ablagen. Keine gelöschten personenbezogenen Inhalte in den Nachweis kopieren.

Was erhalten bleiben kann

Handbuch, Einstellungen, Textvorlagen und Abschlussübersicht ohne personenbezogene Angaben können für die nächste Veranstaltung und eine Übergabe erhalten bleiben. Es ist keine verdeckte dauerhafte personenbezogene Sicherung vorgesehen. Einstellungen und Vorlagen dürfen dabei selbst keine unnötigen personenbezogenen Angaben enthalten.

Einzellöschung: Vorgang öffnen, Löschung vorbereiten und die angezeigte Bestätigung VORGANG mit der jeweiligen Nummer und LÖSCHEN eingeben. Vorgang, Fahrzeuge, Verlauf und Linkzuordnung werden entfernt. Änderungen nach der Vorschau erfordern eine neue Prüfung. Anbieterprotokolle und deren Sicherungen sind vertraglich gesondert zu klären.

Die nächste Veranstaltung vorbereiten

Eine Veranstaltung zur gleichen Zeit

Unter Admin bei Veranstaltung und Abschluss den Namen sowie ersten und letzten Veranstaltungstag eintragen. Die Umstellung ist nur bei leerem Vorgangsbestand möglich. Das verhindert eine Vermischung von zwei Veranstaltungen. Bestehende Daten werden durch das Speichern einer neuen Veranstaltung nicht gelöscht.

• Aktuelle Veranstaltung abschließen und die Abschlussübersicht sichern. Personenbezogene Daten und Kopien nach der festgelegten Frist löschen.
• Leeren Vorgangsbestand prüfen. Den neuen Veranstaltungsnamen und die bestätigten Termine eingeben und speichern. Bis zu 14 Veranstaltungstage werden unterstützt.
• Alle vier Ausweistexte und den gemeinsamen Kontaktblock auf neue Termine, örtliche Regeln, Ansprechpartner und Telefonnummern prüfen und speichern. Bis dahin ist die PDF-Erstellung nach einem Wechsel gesperrt.
• Antrag, Freigabe, Fahrzeuglink, Fahrzeugdaten, A4-PDF und QR-Prüfung mit erfundenen Beispieldaten testen. Löschtermin kontrollieren.
• Admin, Rennbüro und Kontrolle mit ihren jeweiligen Aufgaben testen; Schulung durchführen. Alte Rollencodes bei einem Personalwechsel erneuern.

Name, Jahr und Veranstaltungstage werden in Antrag, E-Mail-Betreff, Kopfbereich und neu erzeugten PDFs aktualisiert. Das Weltcup-Logo mit Datum 2027 wird nur bei der ursprünglichen Veranstaltung verwendet; andere Veranstaltungen erhalten eine neutrale SCW-Kennung. Eigene neue Veranstaltungslogos müssen gesondert eingebaut werden.

Die vier vorhandenen Berechtigungsarten und ihre Reihenfolge bleiben bestehen. Ein Wechsel auf andere Flächen oder neue Berechtigungsarten benötigt eine gesonderte Anpassung. Aufbau und Abbau bleiben als Zeiträume auswählbar; ihre genauen Datumsgrenzen sind nicht separat hinterlegt.

Übergabe an eine andere Person

Handbuch, aktuelle Veranstaltungseinstellungen, Ausweistexte, Abschlussübersicht und Aufgabenverteilung übergeben. Zugang zur Testseite und Zugangscodes separat sicher bereitstellen. Vertretung den vollständigen Ablauf selbst mit Testdaten durchführen lassen. Eine dauerhafte Übernahme der personenbezogenen Vorgänge des Vorjahres ist dafür nicht erforderlich.

Vor Echtbetrieb noch bestätigen: Vereinsverantwortlichkeit und Rechtsgrundlagen, Information aller Fahrer, Hosting- und Mailverträge, Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsorte, Anbieterfristen, persönliche Mitarbeiterzugänge sowie Schutz gegen wiederholte fehlgeschlagene Anmeldungen. Das Testsystem bleibt weiterhin für Schulung und Änderungsprüfungen bestehen.

Technische Dokumentation für die Übergabe

Diese Seite richtet sich an die technische Betreuung. Quellcode und Veröffentlichung werden im bestehenden Sites-Projekt verwaltet. Änderungen zuerst mit erfundenen Daten im Testsystem prüfen; eine Produktionsumgebung ist gesondert aufzubauen.

Wichtige Schnittstellen

GET /api/event liefert Veranstaltung, Tage und Löschtermin. PUT /api/admin/event ändert sie nur mit Admin-Zugang und leerem Vorgangsbestand. POST /api/requests prüft die Veranstaltungsrevision gegen veraltete Formulare. Interne Listen und Änderungen sind Rennbüro und Admin vorbehalten.

Admin-Schnittstellen: /api/admin/export, /backup, /restore, /closeout, /reset, /print-settings und /role-access. Einzellöschung unter /api/admin/requests/{id}/delete. Ausweisprüfung unter /api/pass-check/{token}; persönliche Fahrzeugdaten unter /api/vehicle/{token}. Jede Berechtigung wird serverseitig geprüft.

Wiederherstellung und Sammellöschung laufen in D1-Batches mit Prüfungen auf aktuellen Stand. Bereits angewendete Migrationen nicht ändern; Schemaänderungen nur mit neuen Migrationen. JSON-Wiederherstellung importiert keine Zugangscodes oder Sitzungen. Eine neue Einstellungsrevision verhindert, dass ungeprüfte alte Ausweistexte nach einem Wechsel verwendet werden.

Entwicklung durch Oli mit Unterstützung von ChatGPT bei Konzeption, Umsetzung und Dokumentation. Die fachliche Prüfung, organisatorische Verantwortung und Freigabe für den Veranstaltungsbetrieb liegen bei den zuständigen Personen des Ski-Club Willingen.